Gebruik van Workflows met SharePoint Designer

In deze blogpost wil ik jullie wat vertellen over de verbeteringen van SharePoint Designer 2013 en vooral op het gebied van visuele workflows. Een verbetering die het product nog krachtiger maakt.

Een voorbeeld zie je hieronder. Een workflow schema waarin een student een werkstuk kan uploaden en deze wordt nagekeken door bijvoorbeeld een docent. Dit is natuurlijk een eenvoudige workflow (die nu ook te maken is in SharePoint 2010), maar wat veel eenvoudiger geworden is met SharePoint Designer 2013.

clip_image002

Figuur 1: Workflow schema

In SharePoint Designer 2013 zit een visuele designer, waarmee eenvoudig workflows ‘in elkaar geklikt’ kunnen worden. Open SharePoint Designer en maakt een ‘list workflow’ aan op een documentenbibliotheek. Je krijgt dan de mogelijkheid om een naam aan de workflow te geven:

clip_image004

Figuur 2: Naam workflow

Hierna zal de wel bekende workflow editor getoond worden, net als in SharePoint Designer 2010. Hierin kunnen natuurlijk ook workflows gemaakt worden. Overigens zijn er heel wat functies bijgekomen t.o.v. SharePoint Designer 2010, maar daar zal ik een andere keer wat meer over uitleggen.

Wat nieuw is in SharePoint Designer 2013 is de knop views bij de workflow:

clip_image006

Figuur 3: Views selecteren

Hier kan gekozen worden voor de Visual Designer. Hierna zal de visuele designer zoals hieronder geopend worden:

clip_image008

Figuur 4: Visual Designer

Zoals je ziet wordt er Visio binnen SharePoint Designer 2013 geopend. Aan de linkerkant staan de shapes / workflow acties. Om de bovenstaande workflow te maken heb ik drie stappen (stages) gemaakt, uploaden, goedkeuren en afkeuren. Hierin kunnen de verschillende acties neergezet worden. Na de eerste stap heb ik een keuze veld gemaakt. Hierin wordt gekeken of een bepaald item nagekeken (beoordeeld is met goed) is door een docent. Mocht het document het antwoord ‘Ja’ bevatten zal het werkstuk goedgekeurd worden, zo niet dan wordt hij afgekeurd.

clip_image010

Figuur 5: De workflow in visual designer

Ik laat de workflow de volgende acties uitvoeren:

1. Loggen van de actie

2. Taak toewijzen aan een gebruiker

3. Keuze (goedgekeurd / afgekeurd)

4. a. Mits ja, log dat en stuur een e-mail naar de student met de melding dat het werkstuk goedgekeurd is

4. b. Mits nee, log dat en stuur een e-mail naar de student met de melding dat het werkstuk afgekeurd is

Om deze workflow goed te documenteren is er in SharePoint Designer ook een mooie mogelijkheid gemaakt. Deze is ook onder views te vinden, genaamd Stage View:

clip_image012

Figuur 6: Stage View

Door hier op te klikken wordt aan de hand van de workflow een mooi (stage) schema gemaakt. Deze lijkt verdacht veel op mijn eerste schema. Dit schema kan mooi gebruikt worden in een PowerPoint.

clip_image014

Figuur 7: stageview resultaat

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s