Leuke Office 365 feature als een medewerker weg gaat

Ik kende deze feature nog zelf niet, maar in onze testomgeving kreeg ik onderstaande e-mail toen ik iemand had verwijderd uit onze O365 omgeving:

Name OneDrive for Business will be deleted in 14 days. As their manager, you’re the temporary owner of all documents saved to their OneDrive for Business. That means you still have time to copy important documents to another location, if you choose. Otherwise, the documents will be permanently deleted. Go to Marian Dragt’s OneDrive for Business at https://tenant.sharepoint.com/personal/name/_layouts/viewlsts.aspx

Omdat ik als manager ben gedefineerd van deze persoon krijg ik bovenstaande e-mail, zodat ik de documenten nog kan ‘redden’

Alternatieve login voor O365

Veel organisaties gebruiken een intern domein (bijv. domein.int). Dit geeft vaak problemen bij een Office 365 implementatie waar je ook direct wilt zorgen dat de gebruikers met hun huidige inlognaam kunnen inloggen in de O365 omgeving. Dit kon niet want je domein is meestal geen routable DNS domein. Voorheen moest je de UPN(User Principal Name) aanpassen. Dit was niet altijd wenselijk. 

Daar komt gelukkig verandering in!

AlternateSignInID

Sinds een tweetal weken heeft Microsoft een alternatieve inlog ID beschikbaar gesteld in Offic365 voor gesynchroniseerde of gefedereerde accounts. Hiermee is het mogelijk om een alternatieve Inlog ID voor O365 of Azure AD accounts aan te passen. Hiervoor kan de e-mail attribute of eventuele andere attributen gebruikt worden. Natuurlijk is het gewoon mogelijk om de huidige modellen te blijven gebruiken.

Meer informatie is hier te vinden.

Gebruik van Workflows met SharePoint Designer

In deze blogpost wil ik jullie wat vertellen over de verbeteringen van SharePoint Designer 2013 en vooral op het gebied van visuele workflows. Een verbetering die het product nog krachtiger maakt.

Een voorbeeld zie je hieronder. Een workflow schema waarin een student een werkstuk kan uploaden en deze wordt nagekeken door bijvoorbeeld een docent. Dit is natuurlijk een eenvoudige workflow (die nu ook te maken is in SharePoint 2010), maar wat veel eenvoudiger geworden is met SharePoint Designer 2013.

clip_image002

Figuur 1: Workflow schema

In SharePoint Designer 2013 zit een visuele designer, waarmee eenvoudig workflows ‘in elkaar geklikt’ kunnen worden. Open SharePoint Designer en maakt een ‘list workflow’ aan op een documentenbibliotheek. Je krijgt dan de mogelijkheid om een naam aan de workflow te geven:

clip_image004

Figuur 2: Naam workflow

Hierna zal de wel bekende workflow editor getoond worden, net als in SharePoint Designer 2010. Hierin kunnen natuurlijk ook workflows gemaakt worden. Overigens zijn er heel wat functies bijgekomen t.o.v. SharePoint Designer 2010, maar daar zal ik een andere keer wat meer over uitleggen.

Wat nieuw is in SharePoint Designer 2013 is de knop views bij de workflow:

clip_image006

Figuur 3: Views selecteren

Hier kan gekozen worden voor de Visual Designer. Hierna zal de visuele designer zoals hieronder geopend worden:

clip_image008

Figuur 4: Visual Designer

Zoals je ziet wordt er Visio binnen SharePoint Designer 2013 geopend. Aan de linkerkant staan de shapes / workflow acties. Om de bovenstaande workflow te maken heb ik drie stappen (stages) gemaakt, uploaden, goedkeuren en afkeuren. Hierin kunnen de verschillende acties neergezet worden. Na de eerste stap heb ik een keuze veld gemaakt. Hierin wordt gekeken of een bepaald item nagekeken (beoordeeld is met goed) is door een docent. Mocht het document het antwoord ‘Ja’ bevatten zal het werkstuk goedgekeurd worden, zo niet dan wordt hij afgekeurd.

clip_image010

Figuur 5: De workflow in visual designer

Ik laat de workflow de volgende acties uitvoeren:

1. Loggen van de actie

2. Taak toewijzen aan een gebruiker

3. Keuze (goedgekeurd / afgekeurd)

4. a. Mits ja, log dat en stuur een e-mail naar de student met de melding dat het werkstuk goedgekeurd is

4. b. Mits nee, log dat en stuur een e-mail naar de student met de melding dat het werkstuk afgekeurd is

Om deze workflow goed te documenteren is er in SharePoint Designer ook een mooie mogelijkheid gemaakt. Deze is ook onder views te vinden, genaamd Stage View:

clip_image012

Figuur 6: Stage View

Door hier op te klikken wordt aan de hand van de workflow een mooi (stage) schema gemaakt. Deze lijkt verdacht veel op mijn eerste schema. Dit schema kan mooi gebruikt worden in een PowerPoint.

clip_image014

Figuur 7: stageview resultaat