Big updates for Office365 this month

Microsoft released today some big update for Office365.

  1. Co-authoring in Excel; Users in the fast ring of Office365 will get this update today. With this update in Excel you can co-author directly in Excel with your co-workers.

Co-authoring is being shown in Excel. A dropdown in the top right explains that Alex is also working in the spreadsheet, and which cell he is in. A red box surrounds the cell Alex is in, with a red flag over it showing his name. Alex’s red indicator moves to another cell, and then a change which Alex made to the cell and a graph can be seen showing up a moment later.

 

2. Microsoft Teams is general available; finally also for Education is Microsoft Teams available in every O365 tenant.

3. Microsoft Bookings will rolling out worldwide; a great tool for managing appointments and schedules in Office365 will be available for customers outside of U.S. and Canada

4. OneNote inking in the browser! You can now annotate in OneNote Online!

The new Draw tab with inking tools is being shown in OneNote Online, with ink annotations added to various parts of an image in a biology notebook page.

5. Microsoft Visio integration with Excel and PowerPoint;

 

The new Data Visualizer templates and Slide Snippets pane are being shown in Visio. A Cross Functional Flowchart is shown being created from an existing Excel workbook. Then the Slide Snippets pane is shown being used to select multiple areas of the Visio flowchart to export as snippets on individual slides in PowerPoint.

 

You can create snippets from Visio to PowerPoint to make great presentations!

Screenshot of the Slide Snippents pane in Visio with two slide previews shown.

More news you can read here.

How to work together in Office 365 – Sites, Groups and Teams

Somewhere in Q2 2017 Microsoft Teams will come general available! So it’s time to create a blog about this great new functionality for education (and off course other verticals).
First, what is Microsoft Teams?
Microsoft Teams is a new functionality in Office 365 (currently not available in the EDU tenants); it’s a chat based workspace and much more than that. As a team of people, you can collaborate on a specific topic or your assignment for school. You can chat, video call, share documents, create tasks and much more. It’s an extension on the already release Office groups. I will explain the service more later in this blogpost.
But we have also sites, groups and now teams?
Yes, it’s for ‘normal’ users difficult to understand all the different tools Office 365 is currently offering for team collaboration. We started a long time ago with team sites, then Yammer, then Office Groups was announced and now again a new tool, Microsoft Teams. Depending on your needs you should choose the right service. Gladly Microsoft is more and more integrating the several services and you can scale up from one service to the other. Below a table which service you could use,from my opinion. I have marked them separately (when you have a team, you will have a group…, but I only mark the service). More + signs the functionality is better. And off course this will change over the time
MSTeams5
Microsoft Teams – a scenario
The great thing I love of this new service is the integration of a lot of Office365 services. As a student or teacher, I have one overview of all information regarding an assignment or classroom in one place! In this example I use Microsoft Teams together with an intern we have at our company. We collaborate with him via Microsoft Teams, a great scenario!
Conversations
The first thing after you created a new team, you see the conversation window. In this window, you can chat with your intern / or students in the group. But this is not only chat, you can see changes of documents or other things you do in your team. The great thing about this conversation view, is if a new teacher is involved, she or he, can see the history! One other thing you can do, is setup a direct videocall to your student or teacher (with integration of Skype for Business). Below a screenshot of the start screen of teams (sorry it’s with Dutch content)
MSTeams1

Every team can have several channels / subjects. If you create a new channel a ‘sub team’ is created, with their own conversation, files, etc. So you can order your information. The files are saved in a SharePoint site, and every channel has its own folder.

Files and OneNote
I love OneNote in Education. Within a Microsoft Team you have automatically a OneNote file for your team where you can share your notes. We share the plan for the intern in OneNote, so we can collaborate on his plan. Off course I connect this OneNote with my Full OneNote client on my laptop, so I have it directly available.
MSTeams2.png
Planner
One other great future for education is Planner. With this service you can great an interactive action list for your students. With boxes, you can sort your action items how you like and move tasks between the boxes.

Other integrations
The great thing about Teams is that you can integrate other services really easy. On the plus sign, you can add new services. Below some samples:

MSTeams4.png

Office documents: You can integrate Excel, PowerPoint, Word and OneNote in your team
Planner: you can integrate new or existing Planner in your team
SharePoint: you can integrate your intranet of other SharePoint Online sites
YouTube; you can integrate learning materials from YouTube
Power BI: if you use Power BI for reporting you can integrate
PDF: you can show PDF documents directly in your team
Stream; the new Office 365 video service
Website: you can integrate your websites or scheduling system

After creating a new service it will added to the top navigation of your team, below after adding a Planner service:
MSTeams4.png
If you Office365 tenant has this functionality enables please go to: https://teams.microsoft.com  to start with your team! EDU customers have to wait for the rollout in their tenant.

OneNote Class Notebook werkt nu samen met leeromgevingen

Microsoft heeft gisteren aangekondigd dat Microsoft OneNote Class Notebook officieel support krijgt voor LTI. Ja, een hele mooie term. Maar LTI is een afspraak tussen verschillende partijen om tools eenvoudig te kunnen koppelen binnen leermanagementsystemen (LMS). Denk hierbij aan Moodle, Blackboard en andere LMS systemen. LTI staat dan ook voor Learning Tools Interoperability.

Door deze koppeling is het nu mogelijk om in je cursus in bijvoorbeeld Blackboard een OneNote Class Notebook automatisch aan te laten maken met daarin al je studenten. Voorheen moest je dan nog je studenten nogmaals aanmaken binnen OneNote, maar door deze koppeling gebeurd dat volledig automatisch. Deze OneNote is dan gewoon beschikbaar via de blackboard applicatie en alles voor je als docent (of student) wordt dan geregeld. Je hoeft niet in te loggen of andere lastige dingen te doen!

Zie hieronder een video met uitleg hoe deze functionaliteit bijvoorbeeld in Blackboard aangezet kan worden.

https://mix.office.com/embed/4e5yei38qzpl

Naast OneNote Class Notebook heeft Office Mix (tool om leercontent mee te maken via PowerPoint) ook LTI support gekregen. Hierdoor kan een docent eenvoudig dit materiaal beschikbaar stellen binnen het LMS systeem.

Update voor Office Lens

Ik ben een verwend Office Lens gebruiker. Met deze app (voor iOS, Android en Windows Phone) kunnen er eenvoudig foto’s worden genomen van flip-overs, whiteboards, documenten en visite kaartjes. Deze informatie wordt dan netjes voor je in een Microsoft OneNote gezet. Het nadeel op dit moment was dat het alleen mogelijk was om de informatie op je persoonlijke OneDrive op te slaan en niet die van je school of werk.

Voor iOS is er nu een versie verschenen waar dit gelukkig wel mee kan:

Office-Lens-now-includes-Office-365-support-for-iOS-1-1

Voor de andere platformen is visite kaartjes scannen toegevoegd. Dit is echt heel handig, want je kan een visite kaartje gewoon scannen en deze wordt dan aan je adresboek toegevoegd van je mobiele telefoon.

OneNote Class Notebook verbeteringen in Office365

De afgelopen jaren is Microsoft OneNote veel gebruikt binnen het onderwijs. Begin dit jaar heeft Microsoft een Class Notebook Creator ontwikkeld binnen Office365. Hiermee was/is het mogelijk om als docent eenvoudig een notitieblok aan te maken voor je klas.

  • Er is een gedeelde sectie voor bijvoorbeeld leercontent. Hierin kunnen studenten / leerlingen alleen lezen
  • Er is voor elke student een aparte sectie, waarin huiswerk geplaatst kan worden. De student zelf heeft hier rechten op en de docent. (en de overige studenten natuurlijk niet)

Na de eerste versie waren er een aantal verbeteringen nodig om het gebruik nog eenvoudiger te maken. Zo was het niet eenvoudig om als een student niet meer in de klas zit (of een student in de klas komt) het notitieblok aan te passen. Daar is nu een aparte knop voor gemaakt.

Teacher-features-1

Na op de knop geklikt te hebben kan de docent eenvoudig studenten verwijderen of toevoegen.

AddRemove-Students

In het bovenstaand scherm kan je ook eenvoudig groepen toevoegen die in de Azure AD aanwezig zijn. Dus je hoeft eigenlijk niet meer apart namen toe te voegen.

Voor meer informatie over OneNote Class Notebook Creator, klik dan hier.

Microsoft Fasttrack, een goede hulp voor klant en partner

Veel organisatie die Office365 aanschaffen hebben er vaak niet weet van dat Microsoft je kan helpen (via een partner) door bijvoorbeeld het migreren van je e-mail of het helpen adopteren van bijvoorbeeld OneDrive for Business of SharePoint Online. Hiervoor heeft Microsoft een programma in het leven geroepen genaamd Microsoft Fasttrack. Microsoft partners (zoals Winvision) kunnen voor haar klanten via deze online omgeving allerlei voordelen bieden. Denk hierbij aan hulp (geld) voor de migratie. Maar ook de adoptie kant wordt de klant mee geholpen. Op de portal zijn allerlei standaard materialen aanwezig, denk hierbij aan PowerPoint, video’s of andere type documenten die je adoptie kan ondersteunen. Sinds enkele weken heeft Microsoft ook een adoptie programma waarbij de partner geld ontvangt voor de adoptie. (deze adoptie geldt alleen niet voor Exchange Online) Hiermee kan dus op een goedkope manier de partner de klant ondersteunen met de adoptie. De voorwaarde hiervan is wel de omgeving gebruikt gaat worden, pas dan wordt het geld vrijgegeven.

Heb je net een Office365 omgeving en wil je hulp met het verkrijgen van deze mogelijkheden, neem dan contact met mij op.

Eenvoudig delen van documenten in Word 2016

Afgelopen weken is Office2016 uitgerold bij de Windows gebruikers. Binnen Office2016 zijn er veel verbeteringen aanwezig. In deze blogpost wil ik het hebben over het eenvoudig kunnen delen van documenten in Word. Voorheen moest je via het ‘File / Bestand’ menu een document delen met iemand. Gelukkig is dit binnen Word 2016 een stuk eenvoudiger gemaakt.

Aan de rechterzijde van het Word document is het nu mogelijk om direct een gebruiker toe te voegen en aan te geven wie wat mag doen. Daarnaast kan je ook direct een berichtje erbij tikken.

Share-with-the-click-of-a-button-in-Office-2016-1

Daarnaast is het ook gelijk mogelijk om een link te delen, via bijvoorbeeld de mail, waardoor gebruikers zonder in te loggen bij het document kunnen komen.

Share-with-the-click-of-a-button-in-Office-2016-2

Daarnaast was het ook altijd lastig om te zien wie er nu precies toegang hebben tot jouw document. Je kan nu direct zien wie het document mag zien en wie het document mag bewerken.

Share-with-the-click-of-a-button-in-Office-2016-3

Heb je nog geen Office2016, ga dan naar de Office365 portal en download daar de laatste versie.

Je presentaties nog mooier maken…

met Sway. Sinds enige tijd is de applicatie Sway ook onderdeel geworden van het Office365 platform. Met Sway is het mogelijk om andere presentaties te maken dan dat je gewend bent met PowerPoint. Het is volledig online (of via een Iphone of Ipad app) beschikbaar voor jezelf of andere mensen op internet. Naast het maken van presentaties is het ook leuk te gebruiken als nieuwsbrief.

Je maakt eigenlijk op een oneindig lang A4 een verhaallijn. In deze verhaallijn kan tekst zitten, maar natuurlijk ook films, tweets, grafieken, HTML code etc etc. Het leuke van sway is dat hij er zelf een design van kan maken. Dus van links naar rechts, van boven of naar beneden. Je huidige PowerPoints kunnen ook gewoon geïmporteerd worden.

Sway is onderdeel van Office365, maar het was op dit moment niet meer dan een link naar de applicatie. Gelukkig komen daar verbeteringen aan. Zo is er net aangekondigd dat het mogelijk is om bestanden (documenten, foto’s) uit je OneDrive For Business te gebruiken binnen een Sway. En dat maakt het weer net wat makkelijker.

swayonedrive

ga naar sway.com of login op Office365 voor meer informatie.

Voor de mensen die een iPhone hebben, kunnen dus ook op de telefoon sways maken en bewerken / bekijken. Hieronder een voorbeeld:

Swayopiphone

Chatten en bellen op je iPhone met Skype for Business

Sinds lange tijd konden gebruikers van Lync / Skype for Business alleen maar chatten of bellen met de oude Lync 2013 client op de iPhone. Gelukkig is afgelopen week ook de nieuwe Skype for Business app voor de Iphone / Ipad gelanceerd.

iphoneSkypeFB

Naast de vernieuwde look and feel zijn er ook wat nieuwe functionaliteiten toegevoegd:

  1. Vernieuwd zoekscherm, waardoor je snel door je contactlijst van je school / bedrijf kan lopen.
  2. Direct meedoen met online meetings; vanuit de app kan je direct een meeting openen en aan een conference mee doen
  3. Je ziet direct je aankomende afspraken staan (Skype for Business afspraken)
  4. Je kan de content die gedeeld wordt ook direct zien en wisselen tussen verschillende beelden.
  5. Technisch; er is nu ondersteuning voor de Azure Active Directory en Multi Factor Authenticatie (MFA)

Klik hier om de app te installeren.

Bestanden op de juiste manier synchroniseren met Office365?

Dan moet je nog heel even wachten……

Een van de grote problemen van het uitrollen van OneDrive for Business(Online bestanden opslag binnen Office365) binnen onderwijs of bedrijven is de OneDrive for Business Sync Client. Bij klanten waar ik vaak komt, werkt de synchronisatie tussen de bestanden in de cloud (OneDrive for Business) en je laptop niet goed. Natuurlijk een van de belangrijkste onderdelen om de adoptie een beetje te laten slagen. Mensen zijn natuurlijk gewend om via een verkenner te werken en de synchronisatie client is daar op zich een mooie oplossing voor. Niet te min dat deze client op dit moment niet vaak synchroniseert door bijvoorbeeld lange bestandsnamen of rare tekens. Of dat hij niet synchroniseert, maar je hebt geen idee waarom. Of nog erger de client synchroniseert altijd alles van je OneDrive For Business. Niet zo erg als je maar een paar documenten hebt opgeslagen, maar wel als daar je gehele archief staat. Al met al probeer ik deze client niet uit te rollen bij mijn klanten.

Gelukkig heeft Microsoft dit ook gezien en zijn ze de afgelopen paar maanden druk bezig met het verbeteren van deze software. Een aantal klanten hebben op dit moment de beta / preview van deze nieuwe software ontvangen en zijn daar nu druk mee bezig. Ik zie echt gelukkig een aantal verbeteringen in de OneDrive For Business client zelf:

1.Eindelijk het kunnen selecteren van mappen die je wil synchroniseren

OneDriveFBPreview

2. Synchroniseren van bestanden gaat veel sneller dan voorheen.

3. Synchroniseren van lange bestandsnamen (die er in het onderwijs echt veel zijn) werkt nu eindelijk.

Naast de verbeteringen aan de synchronisatie client heb ik gelukkig ook een aantal verbeteringen gezien aan de browser kant van OneDrive for Business

1. Op dit moment kan een beheerder in Office365 aangeven of er extern gedeeld mag worden of niet. Dus gebruikers mogen informatie delen met de hele wereld of niet. In de aankomende versie komt daar nu de mogelijkheid in dat je kan aangeven met welke domeinen je mag delen. Dus als organisatie kan je bijvoorbeeld partners aangeven en andere niet. Zo kan je de omgeving beter beveiligen.

ODBSharingTenant

2.Delen van bestanden werkte op dit moment al best goed, maar je kan nu ook een vervaldatum gaan aangeven. Dus ik een deel een bestand met partij X en deze bestand is na bijvoorbeeld 30 dagen niet meer beschikbaar voor die partij X.

ODFBSharing

3. Verbeteringen aan de weergave in OneDrive For Business. Zo zie je direct aan de rechterkant informatie over het bestand (mensen die OneDrive prive gebruiken kennen deze functionaliteit al). Met wie heb ik het gedeeld, wanneer is het voor het laatst aangepast, welke recente activiteiten zijn er geweest en een preview van het document.

OneDriveFBBrowserVerbeteringen